Writing a formal letter or email · ⁨Viết thư hoặc email trang trọng⁩ — IGCSE English · ⁨English IGCSE⁩ (0510) Revision Notes · ⁨Writing a formal letter or email · ⁨Viết thư hoặc email trang trọng⁩ — IGCSE English

4.1

When to write formally · ⁨Khi nào viết trang trọng⁩

Syllabus · ⁨Chương trình⁩

English

recognise when a task needs a formal or semi-formal response (for example, to a teacher or an event organiser)
cover the purpose, format and audience information given in the task
keep a polite, formal tone throughout

Tiếng Việt

nhận biết khi nào nhiệm vụ đòi hỏi phản hồi trang trọng hoặc bán trang trọng (ví dụ: gửi giáo viên hoặc ban tổ chức sự kiện)
bao quát đầy đủ thông tin về mục đích, định dạng và đối tượng được đưa ra trong nhiệm vụ
giữ giọng văn lịch sự, trang trọng xuyên suốt

Source: Cambridge International syllabus · ⁨Nguồn: Chương trình Cambridge International⁩

English

The second writing task sometimes asks for a formal 正式 or semi-formal 半正式 letter or email.

Spot a formal task

A formal task is written to someone you do not know well — a head teacher 校长, a manager 经理, or an event organiser 活动组织者.
The task tells you the format 格式, the purpose 目的 and the reader. Use all three.

Keep a polite tone

Be polite 礼貌 and respectful. Do not use slang 俚语 or jokes.
Do not use short forms. Write "I am", not "I'm".

Tiếng Việt

Nhiệm vụ viết thứ hai đôi khi yêu cầu một bức thư hoặc email trang trọng 正式 hoặc bán trang trọng 半正式.

Nhận diện nhiệm vụ trang trọng

Một nhiệm vụ trang trọng được viết cho một người bạn không quen biết — một hiệu trưởng 校长, một quản lý 经理, hoặc một người tổ chức sự kiện 活动组织者.
Đề bài cho bạn biết định dạng 格式, mục đích 目的 và người đọc. Hãy sử dụng cả ba yếu tố này.

Bàn làm việc văn phòng gọn gàng với máy tính, cây cảnh và lịch treo tường, không ai ngồi tại đó — Một bức thư trang trọng sẽ được đọc trên bàn làm việc như thế này — bởi một người không quen bạn, và đang bận rộn

Giữ giọng văn lịch sự

Hãy lịch sự 礼貌 và tôn trọng. Không sử dụng tiếng lóng 俚语 hay trò đùa.
Không sử dụng các dạng rút gọn. Viết "I am", không phải "I'm".

Ba cụm từ không trang trọng chuyển sang dạng trang trọng: I'm writing becomes I am writing to, Guess what becomes I would like to tell you, Thanks a lot becomes I would be grateful if — Biến các cụm từ thân mật thành trang trọng

Một bức thư trang trọng: cấu trúc cẩn thận, ngôn ngữ lịch sự và lý do rõ ràng để viết

Vocabulary · ⁨Từ vựng⁩ Train · ⁨Luyện tập⁩

English	Tiếng Việt
formal/ˈfɔːml/	chính thức
semi-formal/ˈsemi ˈfɔːml/	bán trang trọng
head teacher/hed ˈtiːtʃə/	giáo hiệu
manager/ˈmænɪdʒə/	quản lý
event organiser/ɪˈvent ˈɔːɡənaɪzə/	người tổ chức sự kiện
format/ˈfɔːmæt/	format (định dạng)
purpose/ˈpɜːpəs/	mục đích
polite/pəˈlaɪt/	liên quan
slang/slæŋ/	ngôn ngữ lóng

4.2

Building a formal letter or email · ⁨Xây dựng một bức thư hoặc email trang trọng⁩

Syllabus · ⁨Chương trình⁩

English

open and close a formal letter or email appropriately (for example: Dear … / Yours sincerely …)
organise your points into clear paragraphs with a beginning, middle and end
use formal language and avoid contractions and slang

Tiếng Việt

mở và đóng thư hoặc email trang trọng một cách phù hợp (ví dụ: Dear … / Yours sincerely …)
sắp xếp các ý tưởng của bạn thành các đoạn rõ ràng với phần mở đầu, thân bài và kết thúc
sử dụng ngôn ngữ trang trọng và tránh viết tắt cùng với tiếng lóng

Source: Cambridge International syllabus · ⁨Nguồn: Chương trình Cambridge International⁩

English

A formal letter follows a clear order.

Opening and closing

Open with Dear Sir/Madam, or Dear Mr Lee,
If you start with a name, close with Yours sincerely,. If you start with Sir/Madam, close with Yours faithfully,.

Clear paragraphs

First paragraph: say why you are writing.
Middle paragraphs: give your points, one idea in each.
Last paragraph: say what you would like to happen next.

Formal language

Use formal phrases: I would like to…, I am writing to…, I would be grateful 感激 if…
Keep sentences clear and complete. Check your grammar and spelling.

A model formal letter

See how a polite, complete opening sets the right tone.

Dear Sir or Madam,

I am writing to suggest an improvement to the town library. At present it closes at five o'clock, which is too early for students who finish school at four. I would be grateful if the council could consider opening it until seven in the evening on weekdays.

Thank you for taking the time to read my letter.

Yours faithfully, J. Chen

Notice the Dear Sir or Madam / Yours faithfully pair, the clear first line stating the purpose, the polite request, and the complete sentences with no short forms.

Tiếng Việt

Một bức thư trang trọng tuân theo một trình tự rõ ràng.

Một bức thư trang trọng có nhãn: đoạn đầu tiên nói về lý do bạn viết, các đoạn giữa đưa ra mỗi ý một điểm, phần cuối nói về những gì bạn mong muốn xảy ra, và một hộp hiển thị Dear Sir or Madam đi kèm với Yours faithfully trong khi Dear Mr Lee đi kèm với Yours sincerely — Hình dáng của một bức thư trang trọng - và lời chào xác định lời kết thúc

Mở đầu và kết thúc

Mở đầu bằng Dear Sir/Madam, hoặc Dear Mr Lee,
Nếu bạn bắt đầu bằng một cái tên, hãy kết thúc bằng Yours sincerely,. Nếu bạn bắt đầu bằng Sir/Madam, hãy kết thúc bằng Yours faithfully,.

Các đoạn văn rõ ràng

Đoạn đầu tiên: nêu lý do bạn viết thư.
Các đoạn giữa: đưa ra các ý của bạn, mỗi ý một ý tưởng duy nhất.
Đoạn cuối: nêu những gì bạn mong muốn xảy ra tiếp theo.

Ngôn ngữ trang trọng

Sử dụng các cụm từ trang trọng: I would like to…, I am writing to…, I would be grateful 感激 if…
Giữ các câu rõ ràng và trọn vẹn. Kiểm tra ngữ pháp và chính tả của bạn.

Một mẫu thư trang trọng

Xem cách một lời mở đầu lịch sự và trọn vẹn sẽ thiết lập đúng giọng văn.

Dear Sir or Madam,

I am writing to suggest an improvement to the town library. At present it closes at five o'clock, which is too early for students who finish school at four. I would be grateful if the council could consider opening it until seven in the evening on weekdays.

Thank you for taking the time to read my letter.

Yours faithfully, J. Chen

Lưu ý cặp Dear Sir or Madam / Yours faithfully, dòng đầu tiên rõ ràng nêu mục đích, lời yêu cầu lịch sự, và các câu trọn vẹn không có dạng rút gọn.

Vocabulary · ⁨Từ vựng⁩ Train · ⁨Luyện tập⁩

English	Tiếng Việt
grateful/ˈɡreɪtfl/	biết ơn

Watch lesson · ⁨Xem bài học⁩

4.2

Exam tips · ⁨Mẹo làm bài thi⁩

English

Match the greeting to the ending: Dear Mr Lee → Yours sincerely; Dear Sir or Madam → Yours faithfully.
Say why you are writing in the first line: "I am writing to apply for…" saves words and sounds formal.
Do not use short forms: write "I am" and "do not", never "I'm" or "don't".
One paragraph per point, and end by naming the action you hope for: "I would be grateful if…".
Stay polite even in a complaint: "I was disappointed to find…" wins marks; "This is terrible!" loses the tone.

Tiếng Việt

Khớp lời chào với lời kết thúc: Dear Mr Lee → Yours sincerely; Dear Sir or Madam → Yours faithfully.
Nêu lý do bạn viết ở dòng đầu tiên: "I am writing to apply for…" tiết kiệm từ và nghe mang tính trang trọng.
Không sử dụng dạng rút gọn: viết "I am" và "do not", không bao giờ viết "I'm" hoặc "don't".
Một đoạn cho mỗi ý, và kết thúc bằng việc nêu hành động bạn mong đợi: "I would be grateful if…"
Giữ thái độ lịch sự ngay cả trong một lá thư phàn nàn: "I was disappointed to find…" sẽ nhận điểm; "This is terrible!" sẽ mất đi giọng văn.