Writing a formal letter or email · ⁨공식 서신 또는 이메일 쓰기⁩ — IGCSE English · ⁨IGCSE 영어⁩ (0510) Revision Notes · ⁨Writing a formal letter or email · ⁨공식 서신 또는 이메일 쓰기⁩

4.1

When to write formally · ⁨공식적 서신 작성 시机⁩

Syllabus

English

recognise when a task needs a formal or semi-formal response (for example, to a teacher or an event organiser)
cover the purpose, format and audience information given in the task
keep a polite, formal tone throughout

한국어

과업이 공식적 또는 반공식적 답변을 필요할 때를 식별합니다(예: 교사나 행사 주최자에게).
과업에 제시된 목적, 형식 및 독자 정보를 포함합니다.
전반에 걸쳐 정중하고 공식적인 어조를 유지합니다.

Source: Cambridge International syllabus · ⁨출처: Cambridge International syllabus⁩

English

The second writing task sometimes asks for a formal 正式 or semi-formal 半正式 letter or email.

Spot a formal task

A formal task is written to someone you do not know well — a head teacher 校长, a manager 经理, or an event organiser 活动组织者.
The task tells you the format 格式, the purpose 目的 and the reader. Use all three.

Keep a polite tone

Be polite 礼貌 and respectful. Do not use slang 俚语 or jokes.
Do not use short forms. Write "I am", not "I'm".

한국어

두 번째 쓰기 과제는 공식적正式 또는 반공식적半正式的 편지나 이메일 작성을 요구할有时 있습니다.

공식적 과제 식별하기

공식적 과제는 잘 알지 못하는 사람에게 쓰는 것입니다. 교장校长, 관리자经理, 또는 행사 주최자活动组织者에게 보냅니다.
과제가 서식格式, 목적目的 및 수신자를 명시합니다. 이 세 가지 요소를 모두 활용하십시오.

컴퓨터, 식물, 벽 달력이 놓인 깔끔한 사무용 책상(아무도 앉아 있지 않음) — 이러한 책상에서 읽는 공식적 편지는, 당신을 잘 모르는 바쁜 사람에 의해 읽힙니다

정중하고 예의 바른 어조 유지하기

정중礼貌하고 존중하는 태도를 보이십시오. 슬랭俚语나 농담은 사용하지 마십시오.
약어를 사용하지 마십시오. 'I am'과 같이 완전한 형태로 적으십시오. 'I'm'은 피하십시오.

비공식적 표현들이 공식적 표현으로 변하는 예시: I'm writing → I am writing to, Guess what → I would like to tell you, Thanks a lot → I would be grateful if — 친절한 표현을 격식 있는 표현으로 바꾸기

Vocabulary · ⁨어휘⁩ Train · ⁨연습하기⁩

English	한국어
formal/ˈfɔːml/	formal
semi-formal/ˈsemi ˈfɔːml/	반정식
head teacher/hed ˈtiːtʃə/	교장
manager/ˈmænɪdʒə/	经理
event organiser/ɪˈvent ˈɔːɡənaɪzə/	행사 기획자
format/ˈfɔːmæt/	포맷
purpose/ˈpɜːpəs/	purpose(목적)
polite/pəˈlaɪt/	정중함
slang/slæŋ/	속어
grateful/ˈɡreɪtfl/	감사한

4.2

Building a formal letter or email · ⁨공식적 편지나 이메일 구성하기⁩

Syllabus

English

open and close a formal letter or email appropriately (for example: Dear … / Yours sincerely …)
organise your points into clear paragraphs with a beginning, middle and end
use formal language and avoid contractions and slang

한국어

공식 서한이나 이메일의 시작과 끝을 적절하게 처리합니다(예:Dear … / Yours sincerely …).
내용 요점을 명확한 단락으로 구성하여开头, 중간,结尾을 갖추게 합니다.
공식적 언어를 사용하고 약칭 및 구어체를 피합니다.

Source: Cambridge International syllabus · ⁨출처: Cambridge International syllabus⁩

English

A formal letter follows a clear order.

Opening and closing

Open with Dear Sir/Madam, or Dear Mr Lee,
If you start with a name, close with Yours sincerely,. If you start with Sir/Madam, close with Yours faithfully,.

Clear paragraphs

First paragraph: say why you are writing.
Middle paragraphs: give your points, one idea in each.
Last paragraph: say what you would like to happen next.

Formal language

Use formal phrases: I would like to…, I am writing to…, I would be grateful 感激 if…
Keep sentences clear and complete. Check your grammar and spelling.

A model formal letter

See how a polite, complete opening sets the right tone.

Dear Sir or Madam,

I am writing to suggest an improvement to the town library. At present it closes at five o'clock, which is too early for students who finish school at four. I would be grateful if the council could consider opening it until seven in the evening on weekdays.

Thank you for taking the time to read my letter.

Yours faithfully, J. Chen

Notice the Dear Sir or Madam / Yours faithfully pair, the clear first line stating the purpose, the polite request, and the complete sentences with no short forms.

한국어

공식적 편지는 명확한 순서를 따릅니다.

공식적 편지의 레이블 표시: 첫 단락은 작성 목적, 중간 단락들은 각각 하나의 주요 내용, 끝부분은 기대하는 결과, 그리고 'Dear Sir or Madam'에는 'Yours faithfully', 'Dear Mr Lee'에는 'Yours sincerely'가 대응됨을 보여주는 상자 — 공식 서신의 형식 - 인사말이 마감을 결정합니다

시작과 마무리

Dear Sir/Madam, 또는 *Dear Mr Lee,*로 시작하세요.
성명을直接使用하면 *Yours sincerely,*로 마감합니다. Sir/Madam으로 시작하면 *Yours faithfully,*로 마감합니다.

명확한 문단 구성

첫 번째 문단: 편지를 쓰는 이유를 명시하십시오.
중간 문단: 주요 내용을 제시하되, 각 문단에는 하나의 아이디어만 담으세요.
마지막 문단: 향후 취해 주기를 바라는 사항을 말하십시오.

격식 있는 언어 사용

격식 있는 표현을 사용하세요: I would like to…, I am writing to…, I would be grateful if… 등.
문장을 명확하고 완전하게 작성하세요. 문법과 철자법을 확인하세요.

공식 서신 모범 예시

정중하고 완전한 서두가 올바른 어조를 설정하는 방법을 확인해 보십시오.

Dear Sir or Madam,

I am writing to suggest an improvement to the town library. At present it closes at five o'clock, which is too early for students who finish school at four. I would be grateful if the council could consider opening it until seven in the evening on weekdays.

Thank you for taking the time to read my letter.

Yours faithfully, J. Chen

Dear Sir or Madam / Yours faithfully의 짝 매칭, 목적을 명시한 명확한 첫 줄, 정중한 요청, 그리고 단축형 없이 완전한 문장들을 유의해 보세요.

Watch lesson · ⁨수업 보기⁩

4.2

Exam tips · ⁨시험 팁⁩

English

Match the greeting to the ending: Dear Mr Lee → Yours sincerely; Dear Sir or Madam → Yours faithfully.
Say why you are writing in the first line: "I am writing to apply for…" saves words and sounds formal.
Do not use short forms: write "I am" and "do not", never "I'm" or "don't".
One paragraph per point, and end by naming the action you hope for: "I would be grateful if…".
Stay polite even in a complaint: "I was disappointed to find…" wins marks; "This is terrible!" loses the tone.

한국어

인사말과 마감을 일치시키세요: Dear Mr Lee → Yours sincerely; Dear Sir or Madam → Yours faithfully.
첫 줄에 서신의 목적을 명시하세요: "I am writing to apply for…"는 단어를 아끼고 격식 있게 들립니다.
단축형을 사용하지 마세요: "I am"과 "do not"을 쓰고, "I'm"이나 "don't"은 절대 쓰면 안 됩니다.
각 항목마다 하나의 문단을 작성하고,期望하는 행동을 명시하여 "I would be grateful if…"로 끝내십시오.
불만 사항에도 예의를 유지하십시오: "I was disappointed to find…"는 점수를 얻지만, "This is terrible!"는 톤을 잃게 됩니다.