Structure and formal language · Structure et langage formel
Opening and closing
- Open with Dear Mr Lee, or Dear Sir/Madam,
- With a name → close Yours sincerely,; with Sir/Madam → Yours faithfully,
- Match the closing to the opening.
A formal opening and a casual sign-off are like a suit worn with beach sandals: the mismatch gets noticed first.
Ouverture et formule de politesse
- Ouvrez avec Dear Mr Lee, ou Dear Sir/Madam,
- Avec un nom → terminez par Yours sincerely, ; avec Sir/Madam → Yours faithfully,
- Faites correspondre la formule de politesse finale à l'ouverture.
Une ouverture formelle et une signature décontractée ressemblent à un costume porté avec des sandales de plage : le déséquilibre se remarque en premier.
You begin 'Dear Sir/Madam,'. How should you end? · Vous commencez par 'Dear Sir/Madam,'. Comment devez-vous terminer ?
No name in the greeting → 'Yours faithfully,'. · Pas de nom dans la salutation → 'Yours faithfully,'.
Clear paragraphs
- First paragraph: say why you are writing.
- Middle: your points, one idea each.
- Last paragraph: say what you would like to happen next.
Turning friendly phrases into formal ones
Paragraphes clairs
- Premier paragraphe : dites pourquoi vous écrivez.
- Milieu : vos points, une idée à la fois.
- Dernier paragraphe : indiquez ce que vous souhaitez voir advenir ensuite.
Transformer des expressions amicales en expressions formelles
Layout of a formal letter · Mise en page d'une lettre formelle
Five zones, top to bottom: greeting, reason, points, request, matching sign-off. · Cinq zones, de haut en bas : salutation, motif, points, demande, formule de fin correspondante.
Formal language
- No short forms: write I am, not I'm.
- Use polite phrases: I would like to…, I am writing to…
- Keep sentences clear and complete.
Langage formel
- Pas de formes abrégées : écrivez I am, pas I'm.
- Utilisez des formules polies : I would like to…, I am writing to…
- Gardez les phrases claires et complètes.
In a formal letter you can write 'I'm' and 'don't'. · Dans une lettre formelle, vous pouvez écrire 'I'm' et 'don't'.
No — use full forms: 'I am', 'do not'. · Non — utilisez les formes complètes : 'I am', 'do not'.
Make it formal: 'I ___ writing to ask about the job.' · Rendez-le formel : 'Je ___ écris pour demander à propos du poste.'
Formal writing uses the full form 'am'. · L'écriture formelle utilise la forme complète 'am'.
Write a polite opening line for a formal email asking for information. · Écrivez une ligne d'introduction polie pour un e-mail formel demandant des informations.
Example: 'I am writing to ask for more information about the course.' · Exemple : 'Je suis écrit pour demander plus d'informations sur le cours.'
First and last paragraphs do the heavy lifting
- First: "Dear Mrs Chen, I am writing to suggest a recycling scheme for our school." — the reason, in one line.
- The middle carries your points, one paragraph each.
- Last: "I would be grateful if you could consider this plan at the next meeting." — the action you want.
- Close the frame: a named reader → Yours sincerely, + your full name.
Les paragraphes d'ouverture et de fin font le gros du travail
- Premier : « Dear Mrs Chen, I am writing to suggest a recycling scheme for our school. » — la raison, en une ligne.
- Le milieu porte vos arguments, un paragraphe par point.
- Dernier : « I would be grateful if you could consider this plan at the next meeting. » — l'action souhaitée.
- Fermez le cadre : destinataire nommé → Yours sincerely, + votre nom complet.
Put the parts of a formal letter in order. · Mettez les parties d'une lettre formelle dans l'ordre.
Greeting → reason → points → request → matching sign-off. · Salutation → motif → points → demande → formule de fin correspondante.
- Match the closing to the opening.
- Clear paragraphs: why → points → what next.
- Formal = full forms, polite phrases, no slang.
- Faites correspondre la formule de politesse finale à l'ouverture.
- Paragraphes clairs : pourquoi → points → suite à donner.
- Formel = formes complètes, formules polies, pas de slang.