Writing a formal letter or email · Rédiger une lettre ou un e-mail formel
When to be formal
- Some tasks ask for a formal letter or email.
- The reader is someone you do not know well — a manager or a head teacher.
- Use the format, purpose and reader given in the task.
Formal does not mean sounding as if a dictionary swallowed you.
Quand être formel
- Certaines tâches demandent une lettre ou un courriel formel.
- Le lecteur est quelqu'un que vous ne connaissez pas bien — un manager ou un chef d'établissement.
- Utilisez le format, le but et le lecteur donnés dans la tâche.
Formel ne veut pas dire sonner comme si un dictionnaire vous avait avalé.
Formal language
- Be polite and respectful; no slang or jokes.
- No short forms: write I am, not I'm.
- Useful phrases: I would like to…, I am writing to…
The shape of a formal letter- and the greeting decides the sign-off
Langage formel
- Soyez poli et respectueux ; pas de jargon ou de blagues.
- Pas de formes abrégées : écrivez I am, pas I'm.
- Expressions utiles : I would like to…, I am writing to…
La structure d'une lettre formelle — et la salutation dicte la formule de fin
Keep it or replace it? · Conserver ou remplacer ?
Train your ear: formal phrases stay, casual ones get upgraded before they reach the letter. · Entraîne ton oreille : les expressions formelles restent, les décontractées sont améliorées avant d'entrer dans la lettre.
In a formal email you can write 'I'm' and 'don't'. · Dans un e-mail formel, vous pouvez écrire 'I'm' et 'don't'.
No — use full forms: 'I am', 'do not'. · Non — utilisez les formes complètes : 'I am', 'do not'.
Make it formal: 'I ___ writing to ask about the job.' · Rendez-le formel : 'Je ___ écris pour demander à propos du poste.'
Formal writing uses the full form 'am', not ''m'. · L'écriture formelle utilise la forme complète 'am', pas ''m'.
Open and close
- Dear Mr Lee, → close with Yours sincerely,
- Dear Sir/Madam, → close with Yours faithfully,
- One idea per paragraph; clear, complete sentences.
Ouvrir et fermer
- Dear Mr Lee, → terminez par Yours sincerely,
- Dear Sir/Madam, → terminez par Yours faithfully,
- Une idée par paragraphe ; phrases claires et complètes.
You begin 'Dear Sir/Madam,'. How should you end? · Vous commencez par 'Dear Sir/Madam,'. Comment devez-vous terminer ?
No name in the greeting → 'Yours faithfully,'. · Pas de nom dans la salutation → 'Yours faithfully,'.
Write the opening line of a formal email asking about a summer job. Be polite and formal. · Écrivez la ligne d'introduction d'un e-mail formel demandant un job d'été. Soyez poli et formel.
Example: 'I am writing to ask whether you have any summer jobs available.' · Exemple : 'Je suis écrit pour demander si vous avez des jobs d'été disponibles.'
From chat to formal, line by line
- Too casual: "Hi! I wanna know if you've got any summer jobs going."
- Formal: "Dear Sir or Madam, I am writing to enquire whether any summer positions are available."
- The swaps that did the work: Hi → Dear Sir or Madam, wanna know → am writing to enquire, jobs going → positions available.
- The message is identical — only the register moved.
Du chat au formel, ligne par ligne
- Trop familier : « Hi ! I wanna know if you've got any summer jobs going. »
- Formel : « Dear Sir or Madam, I am writing to enquire whether any summer positions are available. »
- Les changements qui ont fait la différence : Hi → Dear Sir or Madam, wanna know → am writing to enquire, jobs going → positions available.
- Le message est identique ; seul le registre a changé.
Match the casual phrase to its formal upgrade. · Reliez l'expression décontractée à sa version formelle améliorée.
Formal English says the same thing with full forms and polite distance. · L'anglais formel dit la même chose avec des formes complètes et une distance polie.
- Formal = polite, full forms, no slang.
- Match the closing to the opening.
- Clear paragraphs; check your grammar.
- Formel = poli, formes complètes, pas de slang.
- Faites correspondre la formule de politesse finale à l'ouverture.
- Paragraphes clairs ; vérifiez votre grammaire.