Cấu trúc và ngôn ngữ trang trọng

Lời chào mở đầu và kết thúc

• Mở đầu bằng Kính thưa Ông Lee, hoặc Kính thưa Quý ông/Bà,
• Nếu có tên gọi → dùng Trân trọng,; nếu bắt đầu bằng Kính thưa quý ông/bà → dùng Kính thưa quý ông/bà,
• Kết bài phải tương ứng với lời chào mở đầu.

Lời chào mở đầu trang trọng và lời kết thúc thân mật giống như việc mặc bộ vest đi kèm dép beach: sự thiếu đồng bộ sẽ bị chú ý ngay lập tức.

Đoạn văn rõ ràng

• Đoạn đầu tiên: nêu lý do bạn viết thư.
• Đoạn giữa: trình bày các điểm của bạn, mỗi đoạn một ý tưởng.
• Đoạn cuối: nêu những gì bạn mong muốn xảy ra tiếp theo.

Biến các cụm từ thân mật thành trang trọng

Ngôn ngữ trang trọng

• Không dùng dạng rút gọn: viết I am, không phải I'm.
• Sử dụng các câu lịch sự: Tôi muốn…, Tôi viết thư này để…
• Giữ cho câu rõ ràng và hoàn chỉnh.

Đoạn đầu và đoạn cuối thực hiện phần công việc chính

• Đầu tiên: "Thưa cô Chen, tôi viết thư này để đề xuất một chương trình tái chế cho trường." — lý do, trong một dòng.
• Phần giữa chứa các ý tưởng của bạn, mỗi ý trong một đoạn riêng.
• Cuối cùng: "Tôi sẽ biết ơn nếu cô có thể xem xét kế hoạch này tại cuộc họp tới." — hành động bạn mong muốn.
• Kết thúc thư: tên người nhận → Trân trọng, + họ tên đầy đủ của bạn.