Viết thư hoặc email trang trọng

Khi nào nên dùng phong cách trang trọng

• Một số yêu cầu viết thư hoặc email trang trọng.
• Người đọc là ai đó mà bạn không quen biết lắm — một quản lý hoặc hiệu trưởng.
• Sử dụng định dạng, mục đích và đối tượng người đọc được cung cấp trong đề bài.

Formal does not mean sounding as if a dictionary swallowed you. (Trang trọng không có nghĩa là nghe như thể bạn bị từ điển nuốt chửng.)

Ngôn ngữ trang trọng

• lịch sự và tôn trọng; không dùng tiếng lóng hay trêu đùa.
• Không dùng dạng rút gọn: viết I am, không phải I'm.
• Các cụm từ hữu ích: I would like to…, I am writing to…

Cấu trúc của một bức thư trang trọng - và lời chào sẽ quyết định cách kết thúc

Mở và đóng

• Kính thưa anh Lee, → kết thúc bằng Trân trọng,
• Kính gửi Quý ông/Bà, → kết thúc bằng Trân trọng,
• Một ý tưởng trong mỗi đoạn; câu viết rõ ràng, trọn vẹn.

Chuyển từ thân mật sang trang trọng, từng dòng một

• Quá thân mật: "Chào! Em muốn biết anh/chị có đang tuyển nhân viên mùa hè không."
• Trang trọng: "Kính thưa Quý ông/Bà, tôi viết thư này để hỏi xem có vị trí nào trống vào mùa hè hay không."
• Những thay đổi đã tạo nên sự khác biệt: Chào → Kính thưa Quý ông/Bà, muốn biết → viết thư để hỏi, nhân viên mùa hè → vị trí trống.
• Nội dung thông điệp giống hệt nhau — chỉ có cấp bậc ngôn ngữ thay đổi.