People in business · ⁨Con người trong kinh doanh⁩

Motivation (động lực) là sự thúc đẩy khiến con người muốn làm việc chăm chỉ. Một workforce (lao động) được motivation tốt — tất cả các employees (nhân viên) trong doanh nghiệp — mang lại những lợi ích thực tế:

• productivity (năng suất lao động) cao hơn — mỗi công nhân sản xuất ra nhiều hơn,
• absenteeism (tỷ lệ vắng mặt) thấp hơn — ít nhân viên bỏ công hơn,
• labour turnover (tỷ lệ luân chuyển lao động) thấp hơn — ít nhân viên rời đi, do đó doanh nghiệp tốn ít thời gian và tiền bạc hơn để tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

Lý thuyết về động lực

Ba nhà tư tưởng giải thích yếu tố khiến công nhân làm việc chăm chỉ.

Phương pháp tài chính để tạo động lực

Những phương pháp này thưởng tiền cho công nhân.

Ví dụ đã giải. Một nhà máy trả theo đơn giá là £3 cho mỗi sản phẩm. Anya sản xuất được 210 sản phẩm trong một tuần. Ben làm việc theo thời gian với lương £12 mỗi giờ, làm 40 giờ mỗi tuần. Ai kiếm được nhiều tiền hơn, và rủi ro của phương thức trả theo đơn giá là gì? Anya kiếm được 210 × £3 = £630. Ben kiếm được 40 × £12 = £480, nên Anya kiếm được nhiều hơn £150. Nhưng việc trả tiền cho từng sản phẩm tạo ra động lực để công nhân làm nhanh, do đó chất lượng có thể giảm xuống và nhiều sản phẩm bị từ chối - đó là lý do tại sao phương thức trả theo đơn giá thường phải đi kèm với kiểm tra chất lượng. Trình bày phép tính, sau đó đưa ra nhận xét: một câu hỏi yêu cầu xác định ai kiếm được nhiều hơn và đánh giá sẽ được chấm điểm cho cả con số cũng như nhược điểm.

Các phương pháp động viên phi tài chính

Những phương pháp này tạo động lực mà không cần thêm tiền mặt.

• luân chuyển công việc — công nhân thay đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau, giúp công việc ít nhàm chán hơn.
• mở rộng công việc — thêm nhiều nhiệm vụ hơn ở cùng một cấp độ.
• phong phú hóa công việc — giao những nhiệm vụ thử thách hơn và tăng trách nhiệm.
• tự chủ — cho phép công nhân tự quyết định một số vấn đề.
• làm việc nhóm — làm việc trong các nhóm nhỏ.
• đào tạo và cơ hội thăng tiến — giúp công nhân cải thiện kỹ năng và thăng cấp.

Sơ đồ tổ chức

Một sơ đồ tổ chức là sơ đồ mô tả cách một doanh nghiệp được sắp xếp — ai báo cáo cho ai. Nó minh họa nhiều khái niệm:

• hệ thống phân cấp — các cấp bậc nhân viên, từ trên xuống dưới.
• chuỗi chỉ huy — đường dây truyền lệnh từ các nhà quản lý xuống công nhân.
• phạm vi kiểm soát — số lượng bộ phận trực thuộc (người nằm ngay bên dưới) mà một nhà quản lý giám sát.
• cắt bỏ các tầng trung gian — loại bỏ một hoặc nhiều cấp độ để giảm chi phí và tăng tốc độ truyền tin.

Chuỗi chỉ huy dài (cấu trúc "cao") khiến thông tin truyền chậm lại. Phạm vi kiểm soát rộng nghĩa là một nhà quản lý phải giám sát nhiều người.

Chức năng của quản lý

Năm công việc chính (chức năng) của quản lý là:

• lập kế hoạch — đặt ra mục tiêu và quyết định cách thực hiện,
• tổ chức — sắp xếp con người và nguồn lực,
• phối hợp — đảm bảo các bộ phận hoạt động cùng nhau,
• chỉ đạo — đưa ra chỉ thị và hướng dẫn nhân viên,
• kiểm soát — kiểm tra xem các mục tiêu có được đáp ứng hay không.

Phong cách lãnh đạo

Một phong cách lãnh đạo là cách một nhà quản lý dẫn dắt mọi người.

Công đoàn

Một công đoàn là tập hợp các công nhân liên kết lại để bảo vệ lợi ích chung. Công đoàn có thể thương lượng để có mức lương và điều kiện tốt hơn, hỗ trợ công nhân trong tranh chấp, và thúc đẩy môi trường làm việc an toàn hơn.

Quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng là tìm kiếm và thu hút người ứng tuyển vào vị trí việc làm. Tuyển chọn là lựa chọn người tốt nhất trong số những người ứng tuyển. Quy trình bắt đầu bằng ba tài liệu:

• phân tích công việc — nghiên cứu nội dung công việc bao gồm những gì,
• mô tả công việc — danh sách các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc,
• yêu cầu về nhân sự — các kỹ năng, phẩm chất và trình độ mà người phù hợp cần có.

Tuyển dụng nội bộ và ngoại bộ

• Tuyển dụng nội bộ bổ sung nhân sự từ những người đang làm việc trong doanh nghiệp. Chi phí thấp hơn và nhanh hơn, và người đó đã được biết rõ, nhưng nó không mang lại ý tưởng mới.
• Tuyển dụng ngoại bộ tuyển dụng từ bên ngoài. Nó mang lại ý tưởng và kỹ năng mới, nhưng tốn kém hơn và mất nhiều thời gian hơn.

Các phương pháp tuyển chọn phổ biến bao gồm biểu mẫu xin việc, CV (tóm tắt ngắn gọn về học vấn và lịch sử làm việc của một người), phỏng vấn, và các bài kiểm tra kỹ năng.

Đào tạo

Đào tạo nâng cao kỹ năng cho công nhân. Có ba loại chính.

• đào tạo nhập môn — dành cho nhân viên mới, để tìm hiểu về doanh nghiệp và vai trò của họ.
• đào tạo tại chỗ — học tập trong khi làm việc, cạnh bên một công nhân có kinh nghiệm.
• đào tạo ngoài chỗ làm — học tập xa nơi làm việc, ví dụ như tại trường cao đẳng.

Cắt giảm nhân sự

Đôi khi một doanh nghiệp phải cắt giảm số lượng nhân viên.

• Gián việc — công việc không còn cần thiết nữa, ví dụ như vì một chiếc máy đã thay thế nó. Đây không phải lỗi của công nhân.
• Sa thải — công nhân bị loại bỏ do lý do chính đáng, chẳng hạn như vi phạm quy định hoặc hiệu suất làm việc kém.

Hầu hết các quốc gia đều có luật lao động bảo vệ người lao động. Luật này bao gồm hợp đồng lao động công bằng, môi trường làm việc an toàn, mức lương hợp lý và bảo vệ khỏi việc bị sa thải không chính đáng.

Tại sao giao tiếp quan trọng

Giao tiếp tốt nghĩa là thông tin được gửi đi, nhận về và hiểu đúng cách. Nó giúp người lao động biết phải làm gì, giảm thiểu sai sót và khiến mọi người cảm thấy được tôn trọng.

Quy trình giao tiếp có năm phần: một người gửi, một thông điệp, một kênh truyền (cách thức gửi), một người nhận và phản hồi (lời đáp của người nhận, cho thấy thông điệp đã được hiểu).

Các loại hình giao tiếp

• Giao tiếp một chiều — thông tin chỉ chảy theo một hướng duy nhất, không có phản hồi (ví dụ: thông báo công cộng).
• Giao tiếp hai chiều — người nhận có thể trả lời và đưa ra phản hồi. Thông thường nó tốt hơn vì nó kiểm tra xem thông điệp đã được hiểu hay chưa.
• Giao tiếp nội bộ — giữa những người bên trong doanh nghiệp.
• Giao tiếp ngoại bộ — giữa doanh nghiệp và những người bên ngoài, như khách hàng hoặc nhà cung cấp.

Rào cản giao tiếp

Một rào cản giao tiếp là bất cứ điều gì ngăn chặn thông điệp được truyền đạt rõ ràng. Các rào cản phổ biến bao gồm:

• một thông điệp quá dài hoặc không rõ ràng,
• một kênh truyền kém hiệu quả, chẳng hạn như đường dây điện thoại yếu,
• sự khác biệt ngôn ngữ giữa người gửi và người nhận,
• người nhận không chú ý.

Để giảm bớt rào cản: giữ cho thông điệp ngắn gọn và rõ ràng, chọn kênh truyền phù hợp, và yêu cầu phản hồi để xác nhận thông điệp đã được hiểu.

• Liên kết động lực với lợi ích của nó: năng suất cao hơn, tỷ lệ vắng mặt thấp hơn và tỷ lệ chuyển đổi lao động thấp hơn.
• Gắn mỗi lý thuyết với nhau: Taylor (lương / tiền thưởng theo sản phẩm), Maslow (thang nhu cầu — nhu cầu cơ bản trước nhu cầu cao hơn), Herzberg (yếu tố vệ sinh ngăn ngừa sự bất mãn; yếu tố động lực thúc đẩy nỗ lực thực sự).
• Phân biệt các phương pháp tài chính (lương, tiền thưởng theo sản phẩm, lương cố định, hoa hồng, thưởng) với các phương pháp phi tài chính (xoay chuyển công việc, mở rộng công việc, làm giàu công việc, tự chủ).
• Trên sơ đồ tổ chức, hãy nắm rõ chuỗi quyền lực (đường dây lệnh truyền xuống) và phạm vi kiểm soát (bao nhiêu người báo cáo trực tiếp cho một quản lý).
• Phân biệt cắt giảm nhân sự (công việc không còn cần thiết — không phải lỗi của người lao động) với sa thải (người lao động bị loại bỏ do lý do như vi phạm quy định).