Структура и официальный язык

Открытие и завершение

• Начинайте с Уважаемый мистер Ли, или Уважаемый господин/госпожа,
• При наличии имени → завершайте С уважением,; при Господин/Госпожа → Искренне ваш,
• Согласуйте завершение с открытием.

Формальное открытие и непринужденная подпись — как костюм с пляжными сандалиями: несоответствие замечают в первую очередь.

Четкие абзацы

• Первый абзац: скажите, зачем вы пишете.
• Середина: ваши пункты, по одной идее в каждом.
• Последний абзац: скажите, чего бы вы хотели добиться дальше.

Преобразование дружелюбных фраз в формальные

Формальный язык

• Без сокращений: пишите I am (я есть), а не I'm.
• Используйте вежливые фразы: Я хотел бы…, Я пишу, чтобы…
• Сохраняйте предложения четкими и полными.

Первый и последний абзацы делают основную работу

• Сначала: «Уважаемая миссис Чэнь, я пишу, чтобы предложить систему переработки отходов для нашей школы.» — причина в одной строке.
• В середине излагаются ваши аргументы, каждый пункт — отдельный абзац.
• В конце: «Буду признателен, если вы рассмотрите этот план на следующем собрании.» — желаемое действие.
• Завершение рамки: имя адресата → «С уважением,» + ваше полное имя.