מבנה ושפה רשמית

פתיחה וסיום

• פתח ב-Dear Mr Lee, או Dear Sir/Madam,
• עם שם → סיים ב-Yours sincerely,; עם Sir/Madam → Yours faithfully,
• התאם את הסיום לפתיחה.

פתיחה פורמלית וחתימה לא פורמלית דומה לגלימה עם כפכפי חוף: החוסר התואמות נצפה קודם כל.

פרגרפים ברורים

• הפרגרף הראשון: אמר מדוע אתה כותב.
• באמצע: הנקודות שלך, רעיון אחד בכל אחת.
• הפרגרף האחרון: אמר מה תרצה שתקרה בהמשך.

המרת ביטויים ידידותיים לביטויים רשמיים

שפה פורמלית

• אין קיצורים: כתוב I am, ולא I'm.
• השתמשו בביטויים מנומסים: "אני מעוניין/ת ל…", "אני כותב/ת כדי…"
• שמרו על משפטים ברורים ומלאים.

הפרקים הפותחים והסופרים עושים את העבודה הכבדה

• פתיחה: "גברת צ'ן יקרה, אני כותב/ת כדי להציע תוכנית מחזור אשפה לבית הספר שלנו." — הסיבה, בשורה אחת.
• האמצע מכיל את נקודותיך, פרק אחד לכל נקודה.
• סיום: "אשמח אם תוכל/י לשקול תוכנית זו בפגישה הבאה." — הפעולה שאת/ה רוצה.
• סגירת המסגרת: קורא בעל שם → "בכבוד רב, + השם המלא שלך.