โครงสร้างและภาษาที่เป็นทางการ

การเปิดและการปิด

• เปิดด้วย เรียนคุณLEE, หรือ เรียนท่าน/คุณ女士,
• มีชื่อ → ปิด ขอแสดงความนับถือ,; มี Sir/Madam → ขอแสดงความนับถือ,
• ตรงกับการลงนามกับการทักทาย

การเปิดที่เป็นทางการและการลงนามที่เป็นกันเองเปรียบเสมือนสูทที่สวมคู่กับรองเท้าแตะ: ความขัดแย้งนี้จะถูกสังเกตเห็นก่อน

ย่อหน้าที่ชัดเจน

• ย่อหน้าแรก: บอกเหตุผลที่คุณกำลังเขียนอีเมลนี้
• กลาง: ข้อของคุณ หนึ่งไอเดียต่อย่อหน้า
• ย่อหน้าสุดท้าย: บอกสิ่งที่คุณหวังว่าจะเกิดขึ้นต่อไป

การเปลี่ยนประโยคที่เป็นกันเองให้เป็นทางการ

ภาษาที่เป็นทางการ

• ไม่มีคำย่อ: เขียน I am ไม่ใช่ I'm
• ใช้ประโยคสุภาพ: ผมต้องการ..., ฉันเขียนเพื่อ...
• รักษาประโยคให้ชัดเจนและสมบูรณ์

ย่อหน้าแรกและย่อหน้าสุดท้ายทำหน้าที่หนัก

• ขั้นแรก: "เรียน คุณครูเฉิน ฉันเขียนบทนี้เพื่อเสนอโครงการรีไซเคิลของโรงเรียนเรา." — เป็นเหตุผลในหนึ่งบรรทัด
• ส่วนกลางจะบรรจุข้อคิดเห็นของคุณ โดยแต่ละย่อหน้าหนึ่งประเด็น
• ขั้นสุดท้าย: "ฉันขอขอบคุณหากท่านพิจารณาแผนนี้ในการประชุมครั้งหน้า." — เป็นการกระทำที่คุณต้องการ
• ปิดกรอบข้อความ: ผู้รับที่มีชื่อ → "ขอแสดงความนับถือ," + ชื่อเต็มของคุณ