Menulis Email — pembaca, tujuan, register
IntroducedRuangan pengganti harus memenuhi kebutuhan lokakarya
-
Kantor pemesanan dapat bertindak atas permintaan yang jelas untuk meja dan akses tanpa tangga. Ia tidak dapat menyimpulkan persyaratan tersebut dari kalimat “we have a problem”.
-
Tentukan dua hal sebelum Anda mengetik: siapa yang Anda tulis dan apa yang ingin terjadi. Jaga pesan tetap berfokus pada situasi. Panjang saja tidak dapat membuat permintaan menjadi jelas.
-
Jawab setiap bagian dari situasi. Jika diminta menjelaskan masalah dan mengusulkan solusi, lakukan keduanya.
Email harus memberi tahu pembaca mengapa kamu menulis sebelum kopi kedua mereka.
Email yang menjawab hanya salah satu dari dua permintaan situasi tersebut belum sepenuhnya memenuhi tujuannya.
Kalimat yang jelas tidak bisa mengganti permintaan yang hilang. Periksa skenario untuk setiap tindakan yang diperlukan.
Empat gerakan yang berguna
- Mengapa kamu menulis — dalam kalimat pertama, bukan kalimat ketiga.
- Detailnya — fakta yang perlu diketahui pembaca untuk bertindak.
- Permintaannya — apa yang kamu inginkan, secara spesifik.
- Penutup yang sesuai — disesuaikan dengan pembaca. Gunakan jumlah kalimat yang dibutuhkan situasi; empat adalah panduan perencanaan, bukan aturan.
Apa yang harus ada dalam kalimat pertama email?
Pembaca yang mengetahui tujuan akan membaca semua bagian setelahnya dengan benar. Latar belakang sebelum tujuan membuat mereka harus menebak.
Sesuaikan dengan pembaca
- Untuk dosen pembimbing atau kantor: sopan, dengan permintaan yang jelas. Bentuk tidak langsung merupakan pilihan: I was wondering whether, would it be possible to, I would be grateful if.
- Untuk teman sekelas: langsung dan hangat. Dear Sir or Madam bersifat impersonal untuk teman sekelas yang bernama; itu adalah ketidakcocokan antara pembaca dan nada, bukan salam yang tidak gramatikal. Pilih tingkat formalitas yang sesuai dengan pembaca dan pertahankan konsistensinya. Pesan sopan tetap dapat menyampaikan permintaan secara langsung.
Situasi tersebut menyebutkan teman sekelas Anda bernama Sara. Bagaimana seharusnya email dibuka?
Anda diberikan namanya dan dia adalah rekan sebaya. 'Halo Sara' sesuai dengan pembaca tersebut; sapaan formal umum tidak sesuai.
Dua kebiasaan yang harus ditinggalkan
- Kata "mungkin" yang menyembunyikan penolakan tegas. Jika Anda tahu bahwa Anda tidak bisa hadir, tolak dengan jelas dan sopan.
- Menyembunyikan tindakan inti. Jika Anda memerlukan ruang pengganti atau balasan hingga hari Jumat, sampaikan permintaan tersebut di tempat yang mudah ditemukan pembaca.
Anda tidak bisa bergabung dengan proyek teman sekelas. Balasan mana yang paling jelas dalam bahasa Inggris?
Jika Anda sudah tahu tidak bisa bergabung, jawaban 'mungkin' yang samar membuat teman sekelas Anda tidak bisa merencanakan apa pun. Tolak dengan jelas, berikan alasan, dan tetap bersikap ramah.
Cara Berlatih
- Tulis satu email sehari kepada pembaca yang ditentukan: dosen pembimbing, kantor, atau teman sekelas. Kemudian bacalah kembali sebagai orang tersebut. Tanyakan: apakah pembaca dapat mengetahui apa yang terjadi, apa yang saya butuhkan, dan bagaimana cara merespons? Kemudian periksa akurasi dan nadanya.
- Deskripsi tugas dicek pada 24 September 2026 terhadap Gambaran Penulisan ETS. Contoh di bawah ini adalah materi latihan orisinal, bukan respons ETS atau jaminan skor.
Contoh terpecahkan: ruang yang hilang
Situasi. Klub mahasiswa Anda memesan Ruang 204 untuk lokakarya poster hari Sabtu. Kantor pemesanan kini menyatakan bahwa inspeksi pemeliharaan akan menutup ruang tersebut. Tulislah ke kantor: jelaskan lokakaryanya, minta ruang dengan meja dan akses tanpa tangga, serta tanyakan kapan penggantian dapat dikonfirmasi.
Subjek: Ruang pengganti untuk lokakarya hari Sabtu
Halo Tim Pemesanan,
Lokakarya poster klub mahasiswa kami dijadwalkan pada hari Sabtu di Ruang 204, namun saya mengerti ruangan tersebut akan ditutup untuk inspeksi. Kami mengharapkan dua belas peserta dan membutuhkan meja untuk bahan mereka serta akses tanpa tangga.
Bisakah Anda menyarankan ruangan lain yang tersedia dengan fitur-fitur tersebut? Jika memungkinkan, silakan konfirmasi pada hari Kamis sore agar kami dapat memperbarui undangan.
Terima kasih atas bantuan Anda.
Salam baik,
Lin
Kalimat pertama memberikan tujuan dan perubahan. Kalimat kedua menyajikan batasan; dua kalimat berikutnya meminta alternatif yang dapat digunakan dan waktu balasan. Nada pesannya sopan tanpa menyembunyikan tindakan inti. Ruangan penuh poster adalah sebuah lokakarya; ruangan tanpa meja adalah pertemuan yang sangat lama.
Dalam model workshop, mengapa Lin menyebutkan dua belas peserta dan akses tanpa tangga?
Pengganti harus menampung kelompok dan dapat diakses. Detail tersebut memungkinkan pembaca bertindak berdasarkan permintaan.
Permintaan yang dapat ditindaklanjuti mencakup batasan yang hilang
- Email kantor pemesanan sudah meminta meja, akses tanpa tangga, dan konfirmasi hingga Kamis. Jika kantor menawarkan ruangan di lantai atas tanpa lift, tawaran tersebut tidak memenuhi persyaratan akses.
- Tanggapan lanjutan yang berguna menyatakan: “Terima kasih. Kami memerlukan akses tanpa tangga karena salah satu peserta tidak dapat menggunakan tangga. Apakah tersedia ruangan di lantai dasar yang sesuai?” Ini menyebutkan kebutuhan yang belum terpenuhi tanpa mengulang seluruh email pertama.
- Kesopanan tidak mengharuskan menyembunyikan persyaratan pasti di balik kata mungkin. Batasan yang langsung dan permintaan yang ramah dapat muncul bersamaan.
- Berikan tujuan, detail yang diperlukan, dan tindakan yang diminta; periksa pesan dari posisi pembaca.
- Cobalah pemeriksaan transfer di bawah ini sebelum kembali ke penjelasan. Ini adalah pemeriksaan mandiri asli, tanpa konversi skor resmi.
Match the three distinctions from the worked case.
A useful follow-up says: “Thank you. We need step-free access because one participant cannot use stairs. Is a suitable ground-floor room available?” It names the unmet need without repeating the entire first email.
The office offers an inaccessible room. What should the follow-up clarify?
The booking-office email already asks for tables, step-free access and confirmation by Thursday. If the office offers a room upstairs with no lift, that offer does not meet the access requirement. A useful follow-up says: “Thank you. We need step-free access because one participant cannot use stairs. Is a suitable ground-floor room available?” It names the unmet need without repeating the entire first email.
Complete the worked-case label: Tables → ____. Use the phrase in the diagram.
Give purpose, necessary details and the requested action; check the message from the reader’s position.