Lấy ghi chép cuộc họp khả dụng và đưa ra bản cập nhật kinh doanh

Viết every word có thể che giấu quyết định

• Trong một tiệm in sinh viên giả tưởng, một cuộc họp bao gồm đơn hàng, hạn chót và khả năng nhà cung cấp bị chậm. Những ghi chú liệt kê every sentence có thể vẫn không xác định được ai phải làm gì. Hãy lắng nghe hoặc đọc để tìm quyết định, chủ sở hữu và điều kiện.
• Bài tập gốc này phù hợp với GAC007 sử dụng một kịch bản cuộc họp in và luyện tập đôi. Các bài kiểm tra liên quan đến sự hiểu biết văn bản, không phải thành thạo nghe ghi âm. Bản cập nhật chính thức của bạn sẽ sử dụng bảng hành động đơn giản làm công cụ trực quan.

Phân biệt quyết định khỏi khả năng

• Đọc cuộc trao đổi, sau đó yêu cầu đối tác nói hai vai trò trong khi người thứ ba ghi chú. Will đánh dấu các kiểm tra đã đồng ý ở đây; if khiến việc in ấn bắt đầu phụ thuộc vào điều kiện. Đừng ghi lại every proposed time như một cam kết được xác nhận.
• Tạo tiêu đề cho nhiệm vụ, chủ sở hữu, thời gian, điều kiện trước khi luyện tập. Để dấu hỏi cạnh chi tiết bạn không bắt được. Mục đích là một bản ghi có thể sử dụng và kiểm tra, không phải một bản sao chép đầy đủ được tái cấu trúc từ các phỏng đoán.

Maya: We need forty event posters ready by Thursday afternoon. Arun, please confirm the final text with the organiser by Tuesday noon. I will check the paper delivery with the supplier on Tuesday morning. Arun: Can we promise to start printing on Wednesday? Maya: Only if the paper arrives and the text is approved. If either is delayed, I will contact the organiser before four on Tuesday to discuss a smaller run or a later delivery. Arun: So I confirm the wording, and you check the paper and contact the organiser if needed. Maya: Exactly. We have not promised a Wednesday start yet.

Biến lời nói thành bảng hành động

• Giữ chủ sở hữu (người phụ trách) bên cạnh hành động. Arun xác nhận nội dung; Maya kiểm tra nhà cung cấp và xử lý tin nhắn chậm trễ. Câu “Xác nhận mọi thứ vào thứ Ba” sẽ làm mất cả trách nhiệm lẫn thời gian khác nhau.
• Ghi lại điều kiện bắt đầu riêng biệt với việc giao hàng yêu cầu. Thứ Tư là ngày có thể bắt đầu in ấn, không phải lời hứa chắc chắn. Chiều Thứ Năm là thời hạn yêu cầu hoàn tất. Một bảng biểu hữu ích sẽ giữ được sự không chắc chắn thay vì che giấu nó.

Xây dựng bản cập nhật chính thức dựa trên những yếu tố quan trọng

• Đối với bản cập nhật một phút, hãy nêu sản phẩm yêu cầu và thời hạn, hai lần kiểm tra, điều kiện bắt đầu và cuộc thảo luận dự phòng. Hãy trình bày bảng hành động thay vì một slide chứa toàn bộ kịch bản. Hãy giải thích ý nghĩa của nó thay vì đọc từng ô hai lần.
• Sử dụng ngôn ngữ chính xác: “được yêu cầu”, “sẽ kiểm tra”, “vẫn mang tính điều kiện” và “sẽ thảo luận nếu cần”. Đừng biến “thảo luận về lô in nhỏ hơn” thành “lô in nhỏ hơn đã được phê duyệt.” Sự cho phép và khả năng có hậu quả kinh doanh khác nhau.

Kiểm tra phần tóm tắt với người phát ngôn

• Hỏi: "Tôi đã ghi đúng người phụ trách chưa?" và "Thứ Tư vẫn còn điều kiện dựa trên cả hai lần kiểm tra sao?" Những câu hỏi này nhắm vào các phần có thể ảnh hưởng đến công việc. Một giọng điệu tự tin không thể bù đắp cho việc gán sai người phụ trách.
• Nếu được chỉnh sửa, hãy sửa lại ghi chú và thông báo cho bất kỳ ai đã nhận được phiên bản trước đó. Hãy giữ một nhãn ngày tháng hoặc phiên bản đơn giản trên bảng. Một bảng cũ được trau chuốt vẫn sai sau khi quyết định thay đổi.

Luyện tập với một câu hỏi hữu ích từ khán giả

• Trình bày bản cập nhật và để một bạn đồng nghiệp đặt câu hỏi: "Điều gì xảy ra nếu văn bản bị muộn nhưng giấy vẫn đến?" Hãy trả lời rằng bất kỳ sự chậm trễ nào đều kích hoạt cuộc thảo luận của Maya với người tổ chức trước lúc 4 giờ chiều Thứ Ba. Đừng tự tạo ra một quyết định in ấn mới.
• Tự kiểm tra kết quả, thời hạn, người phụ trách, điều kiện và dự phòng. Sửa lại một câu không rõ ràng, sau đó trình bày bản cập nhật mà không đọc toàn bộ kịch bản. Những kỹ năng này hỗ trợ báo cáo bằng miệng; một bản ghi âm đã được xem xét sẽ cần thiết cho bài đánh giá nghe.